5S trở thành thực chất và ý thức tự giác!

5S không chỉ là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng đơn thuần, mà giờ đây tại các đơn vị trong Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia đã trở thành một thói quen, một công việc thường xuyên, liên tục; trở thành ý thức thường trực trong suy nghĩ của công chức, viên chức và người lao động.

Chưa bao giờ ở Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia lại sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng như hiện nay. Đó là suy nghĩ chung của không chỉ công chức, viên chức và người lao động đang làm việc tại cơ quan mà còn là nhận định của khách đến giao dịch, làm việc và cả thăm quan. Ngay từ ngoài cổng vào, các dấu hiệu 5S đã lộ ra với khung cảnh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, biển chỉ dẫn để dễ tìm dễ thấy. Ô tô xe máy đều đỗ đúng vị trí, được kẻ vạch kẻ ô rõ ràng. Khi đi vào khu nhà điều hành, chức năng (nhà A), ấn tượng đầu tiên nhận thấy rõ là sảnh ở giữa với chính sách 5S treo ngay trên tường, dễ nhìn rễ đọc và hiểu được các giá trị kèm theo. 2 bên là nơi tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính của cơ quan. Bước chân tới các khu vực làm việc tại nhà B, C, D, E, F, H… cũng sẽ dễ dàng nhận thấy là rất sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. Bàn làm việc của từng nhân viên có tên, tài liệu được sắp xếp ngay ngắn, có tên tài liệu; nhiều nơi còn trang hoàng bằng không gian xanh mát với những chậu cây, mang thông điệp của việc hưởng ứng các chủ trương, chính sách về giảm phát thải khí nhà kính. 

Đặc biệt hơn, trong không ít các buổi họp cả trong và ngoài cơ quan, có sự tham gia của lãnh đạo Ủy ban hoặc đại diện Lãnh đạo Ủy ban, ví dụ về 5S với Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Sẽ, Chuẩn hóa và Tự giác đã luôn được nhắc tới. 5S triển khai ở Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia đã là ví dụ điển hình, là hình mẫu mà các đơn vị có thể tham khảo, thăm quan và đang hướng đến là kiểu mẫu được chuẩn hóa để nhân rộng, áp dụng chung.

Tại Hội nghị hướng dẫn triển khai, duy trì 5S trong năm 2024 vừa được tổ chức, Chủ tịch Công đoàn, Phó Trưởng ban thường trực Ban chỉ đạo 5S ông Nguyễn Tuấn Anh cho biết, thực hiện Kế hoạch số 1903/KH-TĐC ngày 29/5/2024 của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (nay là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia – sau đây gọi là Ủy ban), Ban Chỉ đạo tiếp tục đẩy mạnh triển khai, duy trì 5S trong năm 2024, cụ thể: Hướng dẫn triển khai 5S tại khu vực kỹ thuật (thử nghiệm, phân tích, đo lường); Hướng dẫn tự đánh giá/kiểm tra 5S tại khu vực công việc của công chức, viên chức và người lao động trong toàn Ủy ban. Hướng dẫn kiểm tra/đánh giá 5S của Tổ kiểm tra, đánh giá 5S Tổng cục.

Theo đó, Ban Chỉ đạo 5S đã hướng dẫn việc triển khai, duy trì 5S trong năm 2024 tại khu vực kỹ thuật (thử nghiệm, phân tích, đo lường) yêu cầu mặt bằng các khu vực thử nghiệm và thực hành cần đảm bảo sạch sẽ, không có rác, không có phế liệu; lối đi và các khu vực có thiết bị, máy móc sẽ được kẻ vạch. Các khu vực tiếp nhận sản phẩm, khu vực kỹ thuật và khu vực trả sản phẩm cho khách hàng cần có bảng biển dựng/treo tại các khu vực tương ứng. Các phòng thí nghiệm cần đảm bảo vệ sinh, gọn gàng, đảm bảo an toàn và tuân thủ các quy định về môi trường, phòng chống cháy nổ… Các thiết bị cần được vệ sinh định kỳ, không bám bụi, dầu mỡ, không đặt những vật dụng, vật tư, dụng cụ vệ sinh, giẻ lau trực tiếp trên thiết bị. Khu vực thao tác cần sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, không có đồ vật thừa, quy định nơi để cố định cho các vật tư (bằng cách kẻ vạch/đánh dấu hoặc khay đựng). Quy định nơi lưu trữ từng loại vật tư/công cụ, dụng cụ, dụng cụ vệ sinh, sắp xếp trên các tủ/giá/kệ ngăn nắp, theo từng loại riêng và có nhãn nhận biết. Bố trí khu vực để các công cụ, dụng cụ dùng chung, sắp xếp ngăn nắp, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Các vật tư, chi tiết, công cụ, dụng cụ khó bê vác hoặc phải dùng nhiều một lúc nên đặt trên giá có bánh xe để thuận tiện khi di chuyển. Quy định cố định nơi để bình cứu hỏa, đảm bảo thuận tiện khi sử dụng. Cần có khu vực kho lưu trữ riêng biệt, sắp xếp gọn gàng trên các giá kệ hoặc vị trí quy định, có phân loại và có dấu hiệu nhận biết. Nguyên tắc phân loại có thể theo thời gian hoặc theo khách hàng hoặc theo loại sản phẩm. Nếu lưu trữ sản phẩm cùng nơi thử nghiệm cần phân định ranh giới rõ ràng (bằng kẻ vạch), kèm theo các dấu hiệu nhận biết. Các dụng cụ vệ sinh cần để ở một vị trí cố định, gọn gàng.

Đối với việc tự đánh giá/kiểm tra tại khu vực công việc của công chức, viên chức và người lao động, đối với mỗi cá nhân: Sau mỗi ngày làm việc, công chức, viên chức và người lao động thực hiện tự đánh giá và điền vào Phiếu theo mẫu dưới dây để đảm bảo việc thực hiện 5S tại khu vực làm việc của mình. 

Đối với Tổ kiểm tra, đánh giá tại các đơn vị: Định kỳ hàng tháng (tần xuất cụ thể do đơn vị quy định), Tổ kiểm tra/đánh giá của đơn vị thực hiện kiểm tra/đánh giá 5S tại mỗi vị trí khu vực làm việc của cá nhân (công chức, viên chức và người lao động) và điền kết quả vào cột kiểm tra trong Phiếu tại ngày thực hiện kiểm tra.

Tổ kiểm tra đánh giá 5S sẽ tiến hành kiểm tra đột xuất các vị trí khu vực làm việc của công chức, viên chức và người lao động tại các đơn vị trực thuộc Ủy ban. 

Tổ kiểm tra, đánh giá 5S Tổng cục sẽ kiểm tra việc thực hiện 5S dựa trên một số yêu cầu và điền kết quả vào Phiếu kiểm tra đánh giá 5S:

Yêu cầu:

S1: Sàng lọc, không có những thứ không cần thiết tại khu vực làm việc.

S2: Sắp xếp những tài liệu, đồ dùng, vật dụng ngăn nắp.

S3: Vệ sinh sạch sẽ tại khu vực làm việc.

S4: Thiết lập tiêu chuẩn nơi làm việc và thường xuyên thực hiện 3S.

S5: Tự giác duy trì thường xuyên nơi làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng.

Tại Hội nghị hướng dẫn triển khai, duy trì 5S trong năm 2024, các đơn vị Viện Đo lường Việt Nam (VMI), Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 1 (Quatest1), Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (QTC), Cục Quản lý Chất lượng sản phẩm hàng hóa, Viện Năng suất Việt Nam (VNPI), Trung tâm Chứng nhận Phù hợp (Quacert), Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 2 (Quatest 2), Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 (Quatest 3), Trung tâm Hỗ trợ Doanh nghiệp vừa và nhỏ 1, 2 và các đơn vị trực thuộc Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia cũng đã đóng góp ý kiến vào việc tiếp tục triển khai, duy trì 5S tại các đơn vị trong thời gian tới. Đặc biệt, đối với Phiếu đánh giá và kiểm tra thực hiện 5S được xây dựng chung cho các đơn vị được các đơn vị quan tâm góp ý. Tại Hội nghị, Chủ tịch Công đoàn, Phó Trưởng ban thường trực Ban chỉ đạo 5S ông Nguyễn Tuấn Anh cũng đã giải đáp các thắc mắc và đề nghị các đại diện Công đoàn các đơn vị tăng cường triển khai, duy trì 5S, hướng đến hoàn thành tốt nhất kế hoạch 1903/KH-TĐC ngày 29 tháng 5 năm 2024 của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng nay là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia.

Cụ thể, mỗi đơn vị có tối thiểu 90% cá nhân đạt S1, 2, 3 (theo điều kiện thực tế của đơn vị); 50% cá nhân đạt S4 và 20% cá nhân đạt S5 tại khu vực làm việc của mình; Viện Đo lường Việt Nam, Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL 1, 2, 3 và Trung tâm Chứng nhận phù hợp: Mỗi đơn vị có tối thiểu 03 mô hình điểm về 5S; Khối cơ quan Tổng cục có tối thiểu 02 mô hình điểm; Các đơn vị sự nghiệp còn lại có tối thiểu 01 mô hình điểm; Mỗi đơn vị tổ chức tự đào tạo trong nội bộ 02 hoạt động/năm; Ban Chỉ đạo 5S Tổng cục tổ chức đào tạo 01 hoạt động/năm; Các đơn vị đảm bảo định kỳ hàng tháng thực hiện kiểm tra, đánh giá toàn bộ đơn vị/phòng và thủ trưởng các đơn vị/phòng; Ban Chỉ đạo 5S Tổng cục tiến hành kiểm tra, đánh giá 2 tháng/lần; Hằng Quý, Ban chấp hành Công đoàn Tổng cục phối hợp Đoàn Thanh niên và Hội Cựu chiến binh của Tổng cục, các đơn vị trực thuộc Tổng cục tổ chức các hoạt động làm sạch các khu vực chung tại Tổng cục và các đơn vị bên ngoài Tổng cục; Các đơn vị thực hiện việc vinh danh các cá nhân về thành tích thực hiện 5S hằng năm (tổ chức trước ngày 10/12 hàng năm); Ban Chỉ đạo 5S Tổng cục tổ chức trước ngày 25/12 hàng năm…